生产力不来自时间管理,而来自注意力管理

翻译自https://www.nytimes.com/2019/03/28/smarter-living/productivity-isnt-about-time-management-its-about-attention-management.html

原作者为:Adam Grant

献给bahar

“时间管理”不是一种解决方案——实际上它是问题的一部分。

几年前,在我所教学的领导班的课间休息中,有一位叫做迈克尔的经理,看起来十分的不安。原来,他的老板告诉他,他需要提高工作效率,所以他花了几个小时分析他如何用掉他的时间。而那时,他已经削减了他不必要的会议。可是他也没办法从自己的日历中删除更多的事项。尤其是,他并没有办法来高效地完成它们。

“这听起来像个笑话,事实就是如此,”他坦白道。“我唯一的想到的办法就是少喝水,所以我就不必经常去洗手间。”


我们总是生活在一种痴迷于个人生产力的文化中。我们囫囵吞下有关完成工作的书籍,并梦想着每周只需要工作四小时。我们总是宣扬夸口忙碌。我们经常被告知,完成的工作关键是时间管理。总是有人跟你说,如果你可以更好地计划你的日程安排,你可以达到无限大的生产力。

但经过20年的生产力研究,我已经确定时间管理不是一种解决方案——它实际上是问题的一部分。

在我职业生涯的大部分时间里,我得到的最常见的问题是:“我如何能够完成更多的事情”。有时人们会问,因为他们知道我是一名管理心理学家,而生产力是我的专业领域之一。更常见地,他们之所以会问,因为他们读过我写下的纽约时报的某一篇文章或我撰写过的很受欢迎的书

但事实是我感觉我自己并不高效。我其实一直都没有做到自己的每天的进步目标,所以我其实很难回答这个问题。但是,那次与迈克尔的对话,我才明白:高产不应该是时间管理。每天我们的工作时间总是有限的,专注于时间管理只会让我们更加了解我们浪费了多少时间。从而引起我们的焦虑。

这里,我要抛出一个更好的选择,那就是注意力管理——特指优先考虑重要的人员事件和工作项目,而且不管这个过程需要多长时间都无关紧要。

注意力管理是一种管理艺术,这代表着我们要专注于在正确的地点和正确的时间以正确的理由完成工作。

OK,你说得对,但为什么我们要转变我们的注意力?

根据有关时间管理的传统观点,你应该为何时完成任务设定目标。现在我决定尝试写这篇文章,而目标是 1200 个单词,所以我在早上8点坐下来给自己3个小时,这样我就能以每分钟六个字的悠闲节奏进行写作。然后我花了接下来的六分钟写了个零蛋,我盯着屏幕上闪烁的光标。我唯一完成的任务是用谷歌搜索光标( curse)是否是为了纪念所有诅咒它的作家(cursor)而命名的。(是的,我知道你会嘲笑我)然后我想知道我每分钟实际输入了多少单词并进行了打字测试。我对自己的分数不满意,所以我又转到了另外一件事情……以及另外另外一件事情上。

最终我感到沮丧并开始转变为注意力管理。E.B. White写道:“我每天早上在想要改善(或拯救)世界的愿望与享受(或品味)世界的愿望之间起来,而这使得我计划这一天变得困难。“但在我的研究中,我发现富有成效的人并不会为追求什么而苦恼。他们同时追求两者,倾向于自己感兴趣的并且具有社会意义的项目。

最后,我没有再放任何的注意力在我想要完成这篇文章的速度这件事上,而是开始问我自己为什么写这篇文章:在研究这件事的时候,我可能会学到新东西; 当他们询问生产力时,我终于找到了一个可以指点人的地方; 它可能会帮助一些人。这让我开始考虑那些可能会读到这个的具体人物,这让我想起了迈克尔。突然灵感乍现。

我们的生产力斗争往往不是因为缺乏效率,而是缺乏动力。生产力并不是一种美德。这只是达到目的的手段。如果结果是重要的,这是唯一的美德。如果生产力是你的目标,你必须依靠意志力来推动自己完成任务。如果你注意到为什么你对这个项目感到兴奋以及谁将从中受益,你会被内在动力自然地被推动去学习。

但如果我不关注时间,我该如何继续完成任务呢?

注意力管理还需要注意你完成任务所处的位置。我在密歇根长大,当我回到那里读研究生时,我试图说服西海岸的一个朋友加入我。

“这太冷了,”她在暴风雪中访问我的学校后说道。然后她去了斯坦福大学。那个密歇根州的那个冬天是我记忆中最寒冷的时段,但是我从未试过工作如此高效!

果然,Julia Lee(现在在密歇根州)的一系列研究表明,恶劣的天气有利于提高生产力,因为我们不太可能被突然冒出的想法分散注意力。研究人员发现,在下雨的日子里,日本银行员工完成交易的速度更快,而在美国天气恶劣的日子里,人们总是会更有效地纠正文章中的拼写错误。考虑到这一点,我特意等到烂天气来写这篇文章,直到暴风雪后的第二天,我也写完了。

我最喜欢的注意力管理部分是决定什么时候。我们的大多数生产力挑战都是来源于我们不想做,但我们需要做的任务。多年来,我认为处理这些任务的方法是在我们完成最有趣的任务之后立即完成它们,这样能量就不会溢出来。然后,我的同事Jihae Shin和我在一家韩国百货商店进行了一项研究,发现当员工有一项非常有趣的任务时,他们在最无聊的任务上表现得更差。

可能一个原因是所谓的注意力残留:你的头脑不断被有趣的任务夺走自己的思考,扰乱你对无聊任务的关注。但是在美国人观看视频然后做一个枯燥的数据输入任务的实验中,我们发现了对不同机制的支持:对比效应。一个迷人或有趣的视频使得数据输入任务看起来更加难以忍受,就像甜点使酸味蔬菜味道变得更加差一样。因此,如果你正试图完成一项无聊的任务,那么你最好在经过适度的有趣任务之后再做这件事,并将你最激动人心的任务保存为在这之后的奖励。这不是关于时间点,这是关于时间序列的。

Makers和Managers

我猜你的目标不仅仅是提高工作效率——你可能也想要有创意。

绊脚石是生产力和创造力需要相反的注意力管理策略。通过提高注意力过滤器来保持生产力,以保持不相关或分散注意力的想法。但是通过降低注意力过滤器来激发创造力,让这些想法成为现实。

你如何在这之中周转自如?在 Dan Pink 的书 “ 何时 ” 写道,证据表明你的昼夜节律可以帮助你找到合适的时间来进行富有成效和创造性的工作。如果你是一只晨鸟,你应该在你处于最高警觉状态时尽早进行高性能工作; 在你的低谷——午餐时间做你的日常工作; 当你更有可能做非线性思考时,你可以在下午晚些时候或晚上做你的创造性工作。如果你更像是一只夜猫子,你可能最好将创意项目转移到模糊的早晨,而分析任务则是移动到傍晚和晚上。注意,这不是时间管理,因为即使在重新安排日程安排后,你也可能花费相同的时间在任务上。这个过程是注意力管理:你注意到适合你的任务顺序并进行相应调整

关注时间管理也意味着对你的工作计划有不同的看法。我比较喜欢保罗格雷厄姆的建议,即把这一周分为“Makers天”和“Managers天”。

在Managers天,你可以举行会议和电话会议。在Makers天里,你可以设置时间块来提高工作效率和创造力,你可以摆脱会中断你心流的干扰。不幸的是,我们很少有人能够以这种方式来进行每周管理,这意味着我们需要找到方法来开拓Makers天的次数。

时间管理说我们应该完全消除干扰——不仅仅是其他人的干扰,还有来自我们自身的分心的时候。如果你总是被社交媒体打扰,你需要冷静,并且选择方案。此时,注意力管理会提供另一种选择——思考被打扰的时机

在我上中学时,我整整六个星期六都没看电视,之后我觉得自己很反感这样的束缚。我没有放弃电视。我制定了一个规则:如果我确认了我想要观看的内容,我会打开电视。我在社交媒体上采用了同样的政策:在我工作的时候,我只登录分享内容。当我无法完成任何事情时,我不会去动它,会在例如等待航班起飞或运动后再来思考。

我认识的大多数作家都在等待Makers天开始写作,相信他们至少需要四到六个小时来挖掘一个大创意或一个复杂的问题。但是有证据表明,有灵感的作家实际上比那些等时间来挖掘灵感的人会好很多。阶段内做得少,你可以在小间隔内取得令人惊讶的有意义的进展:研究生当接受15分钟间隔的培训时,他们可以更快地完成论文。

如果你想提高工作效率,不要分析你如何花时间。注意什么消耗你的注意力。自从我想到关于迈克尔的故事以来,我第一次看了看时钟。现在是上午10点36分,我已写超过500字。我会留给你来决定过去的156分钟是否能很好地利用自己的注意力——以及过去几分钟的阅读是否能很好地利用你的。

这让我想到了另一个想法:我非常确定第八个习惯是高效率的人。

他们不会把所有时间花在阅读高效人士的七种习惯上。

本文作者: Bon
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